I dipendenti e gli amministratori possono percepire indennità e rimborsi per le spese di trasferta affrontate. Relativamente alla disciplina delle indennità di trasferta, l’art. 50, comma 1, lett. c-bis) T.U.I.R., equipara la figura dell’amministratore a quella del lavoratore dipendente. Trasferte: Differenze tra Locali ed Extra-comunali Per una più chiara disamina della disciplina, è fondamentale effettuare una macro distinzione tra: trasferte effettuate in località comprese nel territorio comunale (dove si trova la sede di lavoro), per le quali è previsto che le indennità e i rimborsi concorrono integralmente a formare il reddito; trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale (dove si trova la sede di lavoro). Per questo tipo di trasferte è possibile adoperare alternativamente tre tipi di rimborso: A. Indennità forfettaria Le indennità di trasferta sono escluse dall’imponibile fino all’importo di € 46,48 al giorno se effettuate in Italia, e fino a € 77,47 al giorno per trasferte all’estero. La quota di indennità che concorre a formare il reddito non subisce inoltre alcuna riduzione in relazione alla durata della trasferta (anche nell’ipotesi di trasferta inferiore a 24 ore). Nota Bene: I rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica e di trasporto, NON concorrono a formare reddito quando le spese stesse sono rimborsate sulla base di idonea documentazione (ad es. scontrini). Restano invece assoggettati a tassazione tutti i rimborsi di spesa, anche se analiticamente documentati, corrisposti in aggiunta all’indennità di trasferta (salvo quanto precisato nel rimborso misto di seguito esaminato). B. Rimborso misto: Nel caso in cui venga corrisposta un’indennità di trasferta unitamente al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio, le soglie di esenzione sopra dette sono ridotte: di un terzo per il rimborso delle spese di vitto o alloggio; di due terzi per il rimborso di entrambe le spese. I rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica e di trasporto, NON concorrono comunque a formare il reddito quando sono effettuati sulla base di idonea documentazione, mentre, ogni altro eventuale rimborso di spesa è assoggettato interamente a tassazione. C. Rimborso analitico: Questo tipo di rimborso prevede che: i rimborsi analitici delle spese di vitto, alloggio, di trasporto e di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, NON concorrono a formare il reddito; sono esclusi da imposizione il rimborso di altre spese (parcheggio, telefono, lavanderia, etc.), se analiticamente attestate dal dipendente/amministratore in trasferta, fino ad un importo di € 15,49 al giorno per le trasferte in Italia e di € 25,82 al giorno per le trasferte all’estero. Indipendentemente dall’importo, l’eventuale corresponsione di un’indennità, in aggiunta al rimborso analitico, concorre interamente a formare il reddito di lavoro dipendente. Nota Bene: La scelta tra uno dei sistemi di rimborso sopra indicati deve essere fatta con riferimento all’intera trasferta. Considerazioni finali e suggerimenti L’azienda ha la possibilità di scegliere quale metodo di rimborso applicare per l’intera trasferta, tenendo conto delle esigenze operative e delle normative fiscali vigenti. Al fine di evitare che eventuali somme eccedenti i limiti previsti concorrano alla formazione del reddito imponibile, è sempre consigliabile tenere un’attenta documentazione delle spese sostenute. Bisogna sempre considerare che, indipendentemente dallo schema scelto, le indennità devono essere aumentate o ridotte secondo le disposizioni degli articoli 51 commi 5, 6 e 7 e articolo 95 comma 3 del T.U.I.R. Al fine di poter effettuare la scelta dello schema da adottare per le trasferte all’estero, si segnala che: la compilazione della nota spese è obbligatoria per tutti i rimborsi analitici e misti. La nota spese deve includere: (i) la data; (ii) i dettagli della trasferta (luogo e motivo) e (iii) la documentazione delle spese sostenute (scontrini, ricevute fiscali, fatture, biglietti di viaggio, ecc.). Tutti i giustificativi devono essere conservati in formato originale o digitale, per garantire la tracciabilità e la conformità ai requisiti fiscali; le spese relative a vitto, alloggio e trasporto non concorrono alla formazione del reddito se adeguatamente documentate. Pertanto, è fondamentale che le aziende stabiliscano procedure interne per garantire che i dipendenti presentino i giustificativi in modo puntuale e completo; per le spese diverse da vitto, alloggio e trasporto, il limite giornaliero per l’esenzione è fissato a € 15,49 per trasferte in Italia e € 25,82 per trasferte all’estero. Ogni eccedenza rispetto a tali importi sarà soggetta a tassazione, anche se documentata. Infine, è consigliabile che l’azienda definisca chiaramente le policy aziendali relative alla trasferta e ai rimborsi spese, per garantire uniformità nella gestione e per evitare contenziosi. Queste regole interne dovrebbero coprire: Le modalità di autorizzazione della trasferta; Le tipologie di spese rimborsabili; I limiti di spesa giornalieri per diverse categorie di spese (inclusi vitto, alloggio e altre spese); La tempistica e le modalità di presentazione della documentazione. Fonti normative: – Art. 50, comma 1, lett. c)-bis T.U.I.R. (Testo Unico delle Imposte sui Redditi); – Art. 51, commi 1, 5, 6, 7 T.U.I.R.; – Art. 95, comma 3 T.U.I.R.; – Circolare del Ministro delle Finanze n. 326/1997; – Circolare n. 7/2001.
